如何在投稿回覆信中，善用英文句子和段落說服期刊編輯和審稿委員

在數個月或甚至數年的辛勞實驗和分析後，終於將學術文章投稿。愉悅和如釋重負的心情隨即被緊張和憂慮取代。

您想要自己的原稿能快速出版，但是投遞的稿件很少能直接被接受出版的。同儕審稿委員可能會針對您的文章提問，並建議您再次遞交修改過的原稿，有時候這對於某些作者而言並不容易。

回覆信是您說服期刊編輯和審稿委員的機會，藉此說明他們所提出的問題已獲得解決，您的稿件現在適合出版了。不過，要寫出一封好的回覆信並不簡單，尤其是必須同時面對心中的OS以及現實層面該如何客觀理性回應。

本文將說明如何克服挫敗感，寫出一封有效的意見回函，幫您克服最後一道關卡，讓學術論文順利出版。

 

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想一下，並決定下一步如何進行

期刊編輯通常是最後的審判者，他們會根據同儕審查報告決定是否要出版您的論文。

最常見的編輯決定是「修改後再投」，這代表該研究論文只需要實質修正後即適合出版。若您需要盡速出版論文時，難免覺得錯愕，但是這樣的決定並不是退稿，而是您的論文仍然可以出版，只是要處理好審稿委員的問題。

在開始寫信給審稿委員時，先考量他們的要求是什麼。其實，他們所給您的建議，很有可能是大幅改善您原稿的機會，也可能一併挑出您研究設計上的重大瑕疵，甚至是您未注意到的論述。

此外，其實同儕審查並不是一份支薪的工作，所以保持同理心，記得他們從自己繁忙的研究行程中撥時間讀您的文章，並不斷提醒自己在回應時保持禮貌和尊重。

面對評論，身為作者應該要閱讀每一個評論，並思考自己該如何表達自身立場。要記得，您的論文即將面對的是第二輪的審查，所以要回答所有的評論，回答時要周全。因此，為了幫助您釐清這些問題，已下列出審稿委員常提出的幾個問題。

 

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額外實驗

審稿委員可能會挑出您論文中重要的缺失，建議執行額外的實驗。

雖然這是您在實驗室裡付出無數小時後，最不想聽到的意見，但仔細想想，若是只想要加快重新投遞程序，而忽略審稿委員的意見，仍不進行這些額外的實驗，這將會大幅減少原稿被接受出版的機會；除非您有確定能說服審閱者的絕佳理由。

花時間和精力在出版論文的最好版本是值得的。

如果您無法達成這樣高的成就，如緊迫的限期，就盡量讓自己在限制時間內，盡可能執行更多的實驗。要在這種情況下增加您的機會，就需要讓審稿委員看到您已經認真地考慮過他們的建議，並補充至自己的討論一節中。例如，您可以用提案的方式，將缺漏的實驗列為未來重要的研究方向，或將之列為自己研究的限制。

 

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澄清您的學術論文內容

犯錯是一個過程，所以大多審稿閱員會企圖找到您原稿中的錯誤。先感謝審稿委員讓您注意到文中的真實錯誤，而若當中有誤解，也可以解釋。

審稿委員也會要求您澄清原稿中不清楚的部分。例如，他們會要求您提供更多的背景資訊，或以不同方式呈現您的數據。這時候，適當地修正錯誤，並為自己不佳的呈現方式道歉。

以第二語言寫作具有挑戰性，若您寫出來的英文不清楚或含有錯誤，審稿委員會留下相關評論。有許多作者向我們救助，就是因為同儕審稿委員針對作者的英語寫作提出負評。一旦決定要怎麼回覆審稿委員的問題後，您就準備好寫回覆信了。

 

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寫意見回函

首先要檢查您的審稿決定信和期刊指南，並尋找如何組織意見回函的說明。例如，您可能需要分別回應編輯和審稿委員的評論。

作者要優先採用他們的指示，如此才能好好地反映您的修改原稿，即使是最後一修即將要出版的文章也是如此。還有，記得以編輯的名字去稱呼對方，因為他都已經跟您書信往來了，所以使用Dear Editor這樣的寫法，是不宜的。

最後，複製貼上審稿委員的評論在您的回覆信中，再以不同顏色或字體寫下您的回應。以下各點給您加強參考：

• 時時保有禮貌和專業，注意用詞是否冒犯
• 如果您認同審稿委員的意見，告訴他們您認同。如果您不認同，請文詞敬意地回覆，理性說明誤解
• 問什麼就答什麼，精準回答審稿委員的問題，刪除不相關的任何資訊
• 協助審查委員看到您的改進，用頁碼和行數引導他們閱讀修正的部分
• 拼字、文法、標點符號的錯誤是一定要避免的

信件結尾處，明確地說出您已改善原稿且該修正稿適合所選期刊出版。在重新投遞前，通篇讀過您的回覆信，並檢查審查委員的評論皆已妥善回應，以及您的語調有表示出敬意。

有自信，但是也有風度地接受編輯的決定，寫下清楚、簡明的意見回覆，同時維持禮貌和專業是相當有挑戰性的，但是這樣的做法將有助您越過讓原稿付印的最後一道關卡。

 

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