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如何在投稿回覆信中,善用英文句子和段落說服期刊編輯和審稿委員

作者: Steve Wallace


發布日期: 2021 / 8 / 27,

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如何在投稿回覆信中,善用英文句子和段落說服期刊編輯和審稿委員

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在數個月或甚至數年的辛勞實驗和分析後,終於將學術文章投稿。愉悅和如釋重負的心情隨即被緊張和憂慮取代。

 

您想要自己的原稿能快速出版,但是投遞的稿件很少能直接被接受出版的。同儕審稿委員可能會針對您的文章提問,並建議您再次遞交修改過的原稿,有時候這對於某些作者而言並不容易。

 

回覆信是您說服期刊編輯和審稿委員的機會,藉此說明他們所提出的問題已獲得解決,您的稿件現在適合出版了。不過,要寫出一封好的回覆信並不簡單,尤其是必須同時面對心中的OS以及現實層面該如何客觀理性回應。

 

本文將說明如何克服挫敗感,寫出一封有效的意見回函,幫您克服最後一道關卡,讓學術論文順利出版。

 

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想一下,並決定下一步如何進行

 

期刊編輯通常是最後的審判者,他們會根據同儕審查報告決定是否要出版您的論文。

 

最常見的編輯決定是「修改後再投」,這代表該研究論文只需要實質修正後即適合出版。若您需要盡速出版論文時,難免覺得錯愕,但是這樣的決定並不是退稿,而是您的論文仍然可以出版,只是要處理好審稿委員的問題。

 

在開始寫信給審稿委員時,先考量他們的要求是什麼。其實,他們所給您的建議,很有可能是大幅改善您原稿的機會,也可能一併挑出您研究設計上的重大瑕疵,甚至是您未注意到的論述。

 

此外,其實同儕審查並不是一份支薪的工作,所以保持同理心,記得他們從自己繁忙的研究行程中撥時間讀您的文章,並不斷提醒自己在回應時保持禮貌和尊重。

 

面對評論,身為作者應該要閱讀每一個評論,並思考自己該如何表達自身立場。要記得,您的論文即將面對的是第二輪的審查,所以要回答所有的評論,回答時要周全。因此,為了幫助您釐清這些問題,已下列出審稿委員常提出的幾個問題。

 

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額外實驗

 

審稿委員可能會挑出您論文中重要的缺失,建議執行額外的實驗。

 

雖然這是您在實驗室裡付出無數小時後,最不想聽到的意見,但仔細想想,若是只想要加快重新投遞程序,而忽略審稿委員的意見,仍不進行這些額外的實驗,這將會大幅減少原稿被接受出版的機會;除非您有確定能說服審閱者的絕佳理由。

 

花時間和精力在出版論文的最好版本是值得的。

 

如果您無法達成這樣高的成就,如緊迫的限期,就盡量讓自己在限制時間內,盡可能執行更多的實驗。要在這種情況下增加您的機會,就需要讓審稿委員看到您已經認真地考慮過他們的建議,並補充至自己的討論一節中。例如,您可以用提案的方式,將缺漏的實驗列為未來重要的研究方向,或將之列為自己研究的限制。

 

相關文章推薦:同儕審閱者關注文章英文表達而非評論想法

 

澄清您的學術論文內容

 

犯錯是一個過程,所以大多審稿閱員會企圖找到您原稿中的錯誤。先感謝審稿委員讓您注意到文中的真實錯誤,而若當中有誤解,也可以解釋。

 

審稿委員也會要求您澄清原稿中不清楚的部分。例如,他們會要求您提供更多的背景資訊,或以不同方式呈現您的數據。這時候,適當地修正錯誤,並為自己不佳的呈現方式道歉。

 

以第二語言寫作具有挑戰性,若您寫出來的英文不清楚或含有錯誤,審稿委員會留下相關評論。有許多作者向我們救助,就是因為同儕審稿委員針對作者的英語寫作提出負評。一旦決定要怎麼回覆審稿委員的問題後,您就準備好寫回覆信了。

 

相關文章推薦:如何從錯誤中學習來提升學術英文論文的品質?

 

寫意見回函

 

首先要檢查您的審稿決定信和期刊指南,並尋找如何組織意見回函的說明。例如,您可能需要分別回應編輯和審稿委員的評論。

 

作者要優先採用他們的指示,如此才能好好地反映您的修改原稿,即使是最後一修即將要出版的文章也是如此。還有,記得以編輯的名字去稱呼對方,因為他都已經跟您書信往來了,所以使用Dear Editor這樣的寫法,是不宜的。

 

最後,複製貼上審稿委員的評論在您的回覆信中,再以不同顏色或字體寫下您的回應。以下各點給您加強參考:

 

  • 時時保有禮貌和專業,注意用詞是否冒犯
  • 如果您認同審稿委員的意見,告訴他們您認同。如果您不認同,請文詞敬意地回覆,理性說明誤解
  • 問什麼就答什麼,精準回答審稿委員的問題,刪除不相關的任何資訊
  • 協助審查委員看到您的改進,用頁碼和行數引導他們閱讀修正的部分
  • 拼字、文法、標點符號的錯誤是一定要避免的

 

信件結尾處,明確地說出您已改善原稿且該修正稿適合所選期刊出版。在重新投遞前,通篇讀過您的回覆信,並檢查審查委員的評論皆已妥善回應,以及您的語調有表示出敬意。

 

有自信,但是也有風度地接受編輯的決定,寫下清楚、簡明的意見回覆,同時維持禮貌和專業是相當有挑戰性的,但是這樣的做法將有助您越過讓原稿付印的最後一道關卡。

 

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