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如何撰寫投稿信來引起學術期刊編輯的注意?

作者: Steve Wallace


發布日期: 2015 / 7 / 7,

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如何撰寫投稿信來引起學術期刊編輯的注意?

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提問:「請問投稿信要怎麼寫,才能吸引期刊編輯的注意?」

-東海大學 助理教授

回答

 

投稿信的內容應該與投稿論文相關。

 

這封信除了需說服編輯此篇投稿論文將使期刊讀者受益良多之外,還要展示作者在這個主題上的專業知識。想用一封信達成這些目標,聽起來或許有點勉強。但如果遵循合理的行動計畫,在計畫中鼓勵編輯採取行動,那麼您也可以在信中有效達成這些目的。

 

為了簡化這個程序,我們列出以下步驟,供大家撰寫投稿信時參考。

 

步驟一

寫投稿信時,編輯的名字職稱要正確。網站上即使有編輯姓名,但可能過期且沒有更新。因此,應該打電話確認編輯的姓名職稱,然後在信中寫出正確稱呼。

 

步驟二

投稿信一開始,應在頁面頂端靠左或置中的位置,放上自己的姓名和聯絡方式。無論是否要附上住址,都要確定至少提供電子郵件信箱或電話號碼,這樣編輯才能聯絡您。

 

步驟三

信件正文開頭應寫出最能代表投稿論文重點的陳述或問題。另外,應說明論文的獨特性,點出論文能給研究領域帶來什麼影響。撰寫這個部分時,可適時表達自己的熱情及專業,但需維持兩者的平衡。

 

步驟四

接著在第二段描述論文的關鍵內容。如果是科學研究,可寫出參與者人數、機構名稱,還有很重要的就是,這項研究的發現對學術圈有何貢獻。信件第二段須包含論文重要資訊(標題也是在這個階段提供),但篇幅不宜過長。

步驟五

然後,說明目標學術期刊的讀者為什麼會對這篇論文感興趣。要讓編輯知道,自己了解期刊的讀者群和他們關注的事情。若做到這點,不僅可讓編輯留下深刻印象,還可以證明自己的論文適合在這本期刊出版。您可以提到期刊主要讀者群是誰,然後描述自己的研究發現將如何幫助他們增進教學品質。

 

步驟六

充滿自信地寫出自己的證照、資格、經歷。這些包括學歷背景、教學經驗,還有其他出版著作等。資訊要明確,例如教學經驗部分要寫出課程名稱、授課機構等。在出版著作方面,論文標題、期刊名稱、出版日期等也都要清楚寫出來。

 

步驟七

請對論文的內容和價值展現熱忱。另外,關於論文對期刊讀者的影響力,也要表現自信,強調論文的效益和貢獻。

 

步驟八

投稿信結尾時,除了應表示願意回答編輯的問題,也要記得感謝編輯的辛勞。

 

步驟九

再次校對信件,確定沒有拼字或文句錯誤。

以上九個步驟可協助您撰寫一封簡短有力的投稿信,讓您邁向成功出版之路。另外,為補充上述步驟,我們提出撰寫投稿信時須注意的其他事項:

 

確認目標期刊的規定

開始寫投稿信前,應查詢目標期刊的作者投稿須知中,是否有投稿信的相關規定(例如:特定措詞的聲明)。不論信中另外加入哪些資訊,都要確保信件涵蓋投稿須知所要求的所有訊息。

 

發展投稿信的大綱

除了目標期刊要求提供的資訊和聲明外,每一封投稿信還應該包含以下要點:

 

1. 在開頭寫出稿件標題以及欲投稿的期刊。
2. 說明研究重要性,以及研究與該期刊或領域的讀者群有何相關。
3. 研究欲回答的問題。
4. 主要的實驗結果及整體研究發現。
5. 研究中最重要的結論。
6. 提出聲明:論文稿件未曾出版、未同時投稿至其他期刊。
7. 提出聲明:論文作者皆認同稿件內容,並同意投稿至該期刊。
8. 可促使編輯將原稿送審查的其他細節。
以上各要點都至少需寫一句作說明。然後再修改潤飾文句,投稿信才算完成。

 

修改投稿信

仔細閱讀寫好的投稿信,校對並將內容修改得更清晰。任何與研究主旨、主要結果、重要發現和結論沒有直接相關的模糊文句,都應該刪除。句子若太長或包含太多細節,則需重寫。

若非必要,投稿信不應超過一頁。如果寫出超過一頁的投稿信,試著把信件修改得更簡潔。

修改投稿信和修改論文的原則相同,都要仔細校對是否有基本的文法和結構問題。

 

  • 刪除像「in order to」(為了…)或「may have the potential to」(有潛力能…)等冗長或不必要的詞句。
  • 用普通英文寫投稿信。刪除術語,並在第一次使用縮寫時提供定義。
  • 校對是否有拼字或文法錯誤。

 

修訂完成後,請將投稿信重讀過一至兩遍,確保沒有出現以下情形:

 

  • 誇大研究結果的陳述
  • 論文提出的數據無法支持結論
  • 論文內容一字不漏出現在信中
  • 包含太多技術細節

 

寄出投稿信前,一定要作最後確認,確保信件包含期刊要求的所有資訊。

相信您對於如何撰寫投稿信的疑問,至此已得到解答。另外,若有需要,也可請同事或指導人幫忙閱讀投稿信。

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