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身為博士生,我該如何請師長撰寫推薦信?

by Steve Wallace

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Posted on 2015 / 7 / 2,

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身為博士生,我該如何請師長撰寫推薦信?

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今天我要談談如何請教授撰寫推薦信。最近我自己也寫了幾封給要申請獎學金的學生。如果在寫信時,學生已經把所有的相關資訊都提供給我,那麼寫起信來就容易多了。

當您請師長撰寫推薦信時,務必要提出下列兩項關鍵資訊:
1. 推薦信的截稿期限
2. 您所要申請的獎學金相關連結。

請在一個月(或更早)之前就提出請求。我個人至少需要在兩周之前收到通知。對某些老師來說,在截稿期限的四天之內請他們撰寫推薦信甚至會顯得很不尊重他們。因為寫一封信至少需要花一個小時,而且老師們平時都忙於教學與教務工作,您需要給作者較長的準備時間。

請以該位老師偏好的聯絡方式向他提出請求。要求推薦信並不需要太正式,就以平時請老師給回饋、和老師約面談或討論會的方式詢問即可。如果某老師在課表上說他較喜歡用電子郵件,不常用電話,那麼請以電子郵件和他連絡。如果他偏好您在課後留下來問問題或在他的辦公時間去找他,那麼請依照他希望的方式詢問,而不要寄電子郵件。這邊的重點是沒必要將請求推薦信當成一個特例。如果您的老師平常都偏好用電子郵件聯絡,您就不需要等到老師的辦公時間才提出請求。很多學生都會拖延提出請求的時間,只為了等待這個神奇時刻的來臨。

如果您以電子郵件提出請求,請將「請求推薦信」寫進主旨裡,而不要把請求藏在郵件的最後一行。提出請求時不需要覺得膽怯或害羞,在無預警的情況下寄信給教授要求推薦信是一件完全正常的事。在請求時,也不必要談前因後果和敘舊。(雖然能聽到近況總是很棒的!)

在郵件的第一行就直接提出請求。接下來再跟教授補充您的近況和您提出請求的原因。
在郵件第一行中,馬上告訴教授推薦信的截稿日期,因為期限通常是他能不能幫您撰寫的關鍵因素。

接著,請提供所需推薦信的相關連結,教授就能自己查詢該信件的各項要求,例如是否需使用專用信紙、篇幅上限為何、能否用電子郵件傳送、能否讓學生看到內容等等。如果沒有相關網站,您就需要在郵件中提供所有相關資訊。

一旦老師同意幫您推薦信…
在截稿期限前幾天,提醒老師記得這封信。老師不會覺得您嘮叨,而會認為您這是善意的提醒。依照我過去當研究生時向老師請求推薦信的經驗,最後一刻的提醒通常是能不能拿到推薦信的關鍵!

老師寫好推薦信之後…
留一張手寫的感謝字條會很貼心。雖然現在是數位時代,以手寫表達收到推薦信的感謝之意還是很恰當。一張感謝字條剛剛好;一封電子郵件感謝函稍欠心意,而一份禮物又太過隆重了。
其他老師或許可以給您更多建議,但您不妨可從此處著手。

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