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如何分辨工作事項的優先順序來提高學術英文論文寫作的生產效率?

by Steve Wallace


Posted on 2016 / 3 / 31,

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如何分辨工作事項的優先順序來提高學術英文論文寫作的生產效率?

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學術寫作的過程十分艱辛,作者經常無法抵抗各種外界的誘惑而分散注意力,進而造成寫作生產力不彰。當然,本文章所提供的並非唯一可以提高寫作生產力的作法,而是一套我認為有效的方式,可以解決在學術寫作上可能面臨的課題。

 

我並不是個欠缺紀律的人,我只是缺乏寫作紀律。其他的計畫和承諾經常佔據了我的注意力。對我而言,要求生產力並不會提升我的寫作產能,因為我對自己生產力的期許往往超出實際生產的成果,我總希望能完成很多事,但我真正該做的是一點一滴完成計畫中最重要的部分。

 

試著衡量自身的生產力讓我想起幾年前在《哈佛商業評論》上的一篇文章──〈所有事幾乎都不重要〉。

 

這篇文章以「關鍵少數法則」質疑我們對所有工作一視同仁、賦予同等重要性的做法。該文末提出一個簡單的挑戰:每天結束前,請寫下六項明天希望完成的待辦事項,接著根據重要性再逐項劃掉,只留下最重要的一項。

 

隔天上班時,請在做任何事之前先設定一段時間以完成昨天留下的那項工作。在這段時間,如果突然想到其他該做的事項,請先將這個念頭記下來,並繼續進行手頭上的優先工作。

 

我花了一些時間思慮這項建議的可靠性。就像對其他關於提高生產力的建議一樣,我對這項建議的直覺反應是半信半疑。它聽起來就像是:「你全做錯了。問題全出在你身上」。

 

要是這六件事都一樣重要呢?萬一你已經承諾其他人要完成這其中的某些事項呢?如果你寫作拖延的原因並不是缺乏承諾和專注,而是你的其他工作用光了你的時間呢?與生產力相關的思辨大多將主要的責任聚焦於個人,鮮少對於生產力的相關情境進行批判式省思。

 

由於對這篇文章的讀者而言,寫作很可能是職涯成功的基本要素,即使待辦清單上的事項無法輕易劃掉,我們仍須善用策略以把握寫作時間。完成規定的寫作功課能帶來極大的心理和職涯效益,因此我們必須設法另闢蹊徑,避開正當的分心事項。

 

相關文章推薦:設定寫作目標︰字數、時間,抑或段落﹖

 

此外,關於提高生產力的建議能協助我們辨認哪些是「不正當的分心事項」,我們不妨對其抱持開放的態度。

 

「不正當的分心事項」是指過度頻繁地確認電子郵件或社群媒體而無法專注於工作,或者是不斷點擊各式廣告連結而造成一連串的分心並浪費光陰。

 

當我們面前已堆積了太多需要好好思考的工作時,辨別潛在引起分心的事項便格外重要。我的做法並非從清單上劃掉五項事項,只留下最重要的一項,而是從清單上圈出最可能讓我分心的一項,並列為優先事項。

 

這意味著我從最困難的工作開始,一般來說會是寫作,雖然有時候不太一定。我喜歡這個方式,因為接下來我就有了整天的計畫,可以開始進行其他事項。當我完成一天中的「首要工作」(無論其內容為何)後,我對剩餘的工作事項就更容易進入狀況。整體而言,因為我從事非寫作類型的工作時較不易分心,也就較不會浪費時間。

 

相關文章推薦:如何策略性地撰寫論文草稿

 

我認為生產力就像把雙面刃:所有人都希望能有效掌控時間,但當生活中不可避免的干擾出現時,對於生產力的期望,可能不如預期而造成我們情緒低落。在我的經驗裡,對生產力過於光鮮亮麗的想像可能是弊大於利。

 

儘管許多生產力的相關建議似乎脫離了我們的現實生活,但是這些建議也呈現了一個基本事實:對大多數人而言,明智地利用有限時間相當困難。然而,藉由反思個人的時間利用方式與衡量每項工作所花的時間是否與其重要性相稱,使個人能夠邁開關鍵性的一步,進而找出適合自己、能提升生產力的方法。

 

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