如何撰寫投稿信來引起學術期刊編輯的注意？

提問：「請問投稿信要怎麼寫，才能吸引期刊編輯的注意？」

－東海大學　助理教授

回答：

投稿信的內容應該與投稿論文相關。

這封信除了需說服編輯此篇投稿論文將使期刊讀者受益良多之外，還要展示作者在這個主題上的專業知識。想用一封信達成這些目標，聽起來或許有點勉強。但如果遵循合理的行動計畫，在計畫中鼓勵編輯採取行動，那麼您也可以在信中有效達成這些目的。

為了簡化這個程序，我們列出以下步驟，供大家撰寫投稿信時參考。

步驟一

寫投稿信時，編輯的名字職稱要正確。網站上即使有編輯姓名，但可能過期且沒有更新。因此，應該打電話確認編輯的姓名職稱，然後在信中寫出正確稱呼。

步驟二

投稿信一開始，應在頁面頂端靠左或置中的位置，放上自己的姓名和聯絡方式。無論是否要附上住址，都要確定至少提供電子郵件信箱或電話號碼，這樣編輯才能聯絡您。

步驟三

信件正文開頭應寫出最能代表投稿論文重點的陳述或問題。另外，應說明論文的獨特性，點出論文能給研究領域帶來什麼影響。撰寫這個部分時，可適時表達自己的熱情及專業，但需維持兩者的平衡。

步驟四

接著在第二段描述論文的關鍵內容。如果是科學研究，可寫出參與者人數、機構名稱，還有很重要的就是，這項研究的發現對學術圈有何貢獻。信件第二段須包含論文重要資訊（標題也是在這個階段提供），但篇幅不宜過長。

步驟五

然後，說明目標學術期刊的讀者為什麼會對這篇論文感興趣。要讓編輯知道，自己了解期刊的讀者群和他們關注的事情。若做到這點，不僅可讓編輯留下深刻印象，還可以證明自己的論文適合在這本期刊出版。您可以提到期刊主要讀者群是誰，然後描述自己的研究發現將如何幫助他們增進教學品質。

步驟六

充滿自信地寫出自己的證照、資格、經歷。這些包括學歷背景、教學經驗，還有其他出版著作等。資訊要明確，例如教學經驗部分要寫出課程名稱、授課機構等。在出版著作方面，論文標題、期刊名稱、出版日期等也都要清楚寫出來。

步驟七

請對論文的內容和價值展現熱忱。另外，關於論文對期刊讀者的影響力，也要表現自信，強調論文的效益和貢獻。

步驟八

投稿信結尾時，除了應表示願意回答編輯的問題，也要記得感謝編輯的辛勞。

步驟九

再次校對信件，確定沒有拼字或文句錯誤。

以上九個步驟可協助您撰寫一封簡短有力的投稿信，讓您邁向成功出版之路。另外，為補充上述步驟，我們提出撰寫投稿信時須注意的其他事項：

確認目標期刊的規定

開始寫投稿信前，應查詢目標期刊的作者投稿須知中，是否有投稿信的相關規定（例如：特定措詞的聲明）。不論信中另外加入哪些資訊，都要確保信件涵蓋投稿須知所要求的所有訊息。

發展投稿信的大綱

除了目標期刊要求提供的資訊和聲明外，每一封投稿信還應該包含以下要點：

1. 在開頭寫出稿件標題以及欲投稿的期刊。
2. 說明研究重要性，以及研究與該期刊或領域的讀者群有何相關。
3. 研究欲回答的問題。
4. 主要的實驗結果及整體研究發現。
5. 研究中最重要的結論。
6. 提出聲明：論文稿件未曾出版、未同時投稿至其他期刊。
7. 提出聲明：論文作者皆認同稿件內容，並同意投稿至該期刊。
8. 可促使編輯將原稿送審查的其他細節。
   以上各要點都至少需寫一句作說明。然後再修改潤飾文句，投稿信才算完成。

修改投稿信

仔細閱讀寫好的投稿信，校對並將內容修改得更清晰。任何與研究主旨、主要結果、重要發現和結論沒有直接相關的模糊文句，都應該刪除。句子若太長或包含太多細節，則需重寫。

若非必要，投稿信不應超過一頁。如果寫出超過一頁的投稿信，試著把信件修改得更簡潔。

修改投稿信和修改論文的原則相同，都要仔細校對是否有基本的文法和結構問題。

• 刪除像「in order to」（為了…）或「may have the potential to」（有潛力能…）等冗長或不必要的詞句。
• 用普通英文寫投稿信。刪除術語，並在第一次使用縮寫時提供定義。
• 校對是否有拼字或文法錯誤。

修訂完成後，請將投稿信重讀過一至兩遍，確保沒有出現以下情形：

• 誇大研究結果的陳述
• 論文提出的數據無法支持結論
• 論文內容一字不漏出現在信中
• 包含太多技術細節

寄出投稿信前，一定要作最後確認，確保信件包含期刊要求的所有資訊。

相信您對於如何撰寫投稿信的疑問，至此已得到解答。另外，若有需要，也可請同事或指導人幫忙閱讀投稿信。

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