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論文投稿期刊須知:Letter To The Editor、摘要、英文格式

by Steve Wallace


Posted on 2010 / 10 / 25,

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論文投稿期刊須知:Letter To The Editor、摘要、英文格式

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現今的期刊接受原稿。為了方便作業,大部份的期刊都會要求原稿符合一標準格式,格式會因不同期刊而有所不同。期刊內的投稿須知(Instructions to Authors )即說明了標準格式的要點。

 

投稿須知包括期刊出版的文章類型、要求的格式、圖表(照片/表格/數據)數量及類型的說明、文字的說明、出版費用(若有的話)及其它的指示。作者應該詳讀並遵守這些指示,因為符合標準的原稿會給期刊編輯及審查者留下好印象,進而進入審查的下一階段,使得審查的工作更順利。

 

以下為投稿須知通常會提供的項目:

 

投稿主題 Topic of submission

 

大部份的期刊關注投稿的主題及風格,其它期刊有額外的出版標準。舉例而言,有些期刊只接受特定學術協會會員的文章。

 

文章類型 Types of articles acceptable to the journal

 

出版不同類型文章的期刊(如JAMA)通常對文章的內容及風格有一詳細的標準,譬如:給編輯的信(Letters to the Editor)、短篇報導(short communications)、完整研究論文(full-length research papers)、評論文章(review articles)等。這種期刊利用投稿須知告訴作者每一類型的文章的內容為何。

 

投稿前致編輯的信 Pre-submission letter to the editor

 

有些期刊要求作者於投稿前先詢問該期刊對作者的文章類型及主題是否有興趣,或是作者文章的格式是否符合要求。這樣有助於節省作者及期刊編輯的時間。投稿須知內附有聯絡電話及電子郵件信箱。

 

英文水準 English Level

 

大部份以英文出版的期刊只接受英文的原稿,若文章以別的語言完成,必須在投稿前翻譯成英文。若被接受的文章有審查者建議英文改正,有些期刊會要求作者刊登前先把英文修改好。

 

英式或美式英文 British or American English

 

有些期刊可能會在投稿須知內明確規定原稿要用英式還是美式英文撰寫。如果無此規定,作者應該先參考該期刊已出版的文章,以熟悉期刊要求的寫作風格。

 

文章格式 Formatting style for the main text

 

期刊通常對於原稿的格式很挑剔。大部份的期刊設有字數或是頁數限制,也會規定字型大小及行距(通常是兩倍行高)。

 

大部份的期刊偏好頁面右側邊緣不排齊。某些期刊規定原稿一定要為單欄,若使用雙欄,出版費用會增加。一定要有頁碼,題目及圖表則另頁放置。有些期刊像是JSPJ及Nature提供格式樣版。您可由下列網址參考Nature的格式樣版。

 

http://www.nature.com/nature/authors/submissions/template/index.html

 

標題頁格式 The format for the title page

 

不同的期刊對標題頁有不同的要求。大部份的期刊規定標題頁放置另頁,內容包含題目、作者名、學位、地址、所屬的大學或學院、字數統計及通訊作者(若作者不只一位)。有些期刊則明確地說明不需提供分開的標題頁。

 

摘要格式 The format for the abstract

 

期刊規定摘要的字數(通常為250-350字)及內容,是否要遵守IMRAD格式,以及是否要放置在另一頁。

 

關鍵詞數量 The number of keywords required

 

關鍵詞助於網路搜尋文章。大部份的期刊會規定關鍵詞數量,通常為5個到10個。關鍵詞通常出現在原稿摘要之後。

 

參考書目格式 The format for the references

 

期刊可能會要求參考書目依照在文章中的出現順序而用數字排序,或是依照字母排序。

 

有些期刊要求引文要附上數位物件識別碼(Digital Object Identifier,DOI),即使引文已發行紙本。參考書目的格式和確切的論文、書籍、或是書本章節的引用範例會提供。

 

例如有些期刊會規定要提及被引用論文的所有作者,而其它期刊則要求提及第一或是前三位作者,其餘的用etal.表示。醫學期刊可能會規定要用Vancouver或是Harvard的參考書目格式。

 

表格格式 The format for tables

 

投稿須知規定允許的表格數目、編號、及表格名稱的字數限制,以及是否需要提供表格的副本。大部份的期刊要求表格要依照在文章裡出現順序編號,並且要清楚表示表格在文章內出現的位置。

 

圖表格式 The format for the figure sand photographs

 

仔細閱讀這一部份的指示。有些期刊對於圖表及圖片的數量有限制。

 

通常而言,期刊會免費出版黑白圖片,但是對超出限制數量或是彩色的圖片則會收取費用。對於圖表大小、說明文字、編號方式、接受的檔案格式、出版費用,以及是否要圖表副本,將會有明確的指示。 有些期刊規定圖片及圖表不可置於文章內,必須要分開成獨立檔案。而其它期刊則要求將圖表及圖片置於本文最末。期刊也會規定圖片要用銅版紙或是亞光紙印行。

 

方程式、單位、及統計說明 Instructions about equations, Units,and statistics

 

大部份的期刊,尤其是自然科學相關的期刊,提供文章出現的方程式、單位、及統計要如何呈現的寫作指示。符號等的格示 Style guide for symbols,etc.大部份的期刊規定縮寫、符號、藥物、藥品名、微生物名等的格式。

 

期刊接受的投稿方式 Method of submission acceptable to the journal

 

投稿可用紙本、光碟、或是電子檔提交。隨著網路在全世界的盛行,期刊增加電子檔提交的比例。有些期刊告知作者未來一律以電子檔提交方式投稿,無法用電子檔提交的稿件則獨立出來。其它期刊則要求電子檔及紙本提交同時雙向進行。

 

原稿檔案格式 Manuscript file formats

 

原稿檔案格式一般用MS Word或是WordPerfect,但是有的期刊也接受LaTex、PDF、EPS、Text、Postscript、或RTF格式。如果出版一個 PDF 檔案的文件,會要求提供Word或是WordPerfect檔案。有些期刊規定檔案大小(個別檔案通常不超過1KB)及檔案命名的慣例。必須要謹慎遵守這些規定以避免拖延審查流程或是被退稿。

 

審查流程方式 Type of review process followed

 

期刊通常會告知審查流程的方式。如果使用雙盲(double-blinded)方式審查,作者必須確保身份沒有洩露。

 

出版費用 Publication charges

 

有些期刊會對所有出版頁數收取費用,而其它期刊則是只對超出限制的出版頁數收取費用。如同先前提到的,期刊對彩色圖片及超出允許數量的圖表會收取出版費用。

 

附信要寫什麼? What is required inthe cover letter?

 

像是JAMA的期刊,提供非常詳盡的投稿須知,甚至說明和原稿一起提交的附信內容要寫什麼。

 

總結

 

每個期刊有各自規定的文章格式,在紙本及電子期刊內的投稿須知內均可看到相關的指示。作者要詳讀指示,因為內容說明出版文章類型、如何投稿、投稿至何處、文章格式為何(包括表格、圖表、及參考書目)、以及其它如原稿長度和出版費用等的細節。

 

閱讀這些指示似乎很枯燥,但是卻值得花時間去了解。遵守投稿須知降低被退稿的機會,甚至減少整個審查過程所需的時間。

 

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