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現今的文字處理和技術性寫作

by Steve Wallace

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Posted on 2014 / 6 / 13,

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現今的文字處理和技術性寫作

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在來到華樂絲工作之前,我曾於不同公司擔任文字編輯,其中比較特別的是在某個技術出版公司當編輯。在我的經驗中,投稿文章若沒有依現代基本文字處理常規來撰寫,期刊通常會直接被拒絕。例如,有個作者在每一行後面都使用Enter 鍵而非空白鍵,這代表尚未改變使用打字機的習慣,而由於以人工處理這樣的問題過於耗時,編輯團隊便不會選擇與這位作者合作。

為了增加文章發表機會,作者應該使用現今社會常見的文字處理方式和工具。空白鍵的不當使用為常見的錯誤之一,這也許只是個小問題,但卻可能造成文章出版前排版設計上的麻煩。另外,在每個段落的開頭應該使用Tab 鍵來縮排,而非輸入不定個數的空白鍵(有些期刊會特別在Author Guidelines/ Instructions for Authors中說明寫作上的格式規定),並且,一個段落的最後一個字應以句點作為結尾。某些英語系國家仍會教導學生在句點後面輸入兩個空白鍵,但這其實是個過時的傳統,此傳統源於印刷業剛開始流行的階段。當時未標準化的英文讓人無法輕易辨認一個句子的開頭和結尾,故以兩個空白鍵做為區隔。然而,現今的文字處理軟體以及所有的寫作指引,皆已視兩個空白鍵為累贅。

符號的使用也經常產生問題。例如在表達溫度時,應使用°C,而非oC 或°C,儘管差異並不明顯。第一個符號oC 的o其實是英文字母o 的上標,會被拼字檢查工具認為是oC,而被標記為拼字錯誤;第二個符號°C 則為中文的標楷體,會造成字元間隔不平均。這些雖然不是明顯的錯誤,但卻會造成編輯困擾,因為他們必須在出版文章前逐一手動修改這些符號。正確使用攝氏符號以及標準的字型,除了能確保文章正確呈現,亦能向編輯保證作者有能力使用文字處理軟體,不會造成印刷過程中額外的困難。

若作者沒有使用合適的符號,當文章被傳送到不同的電腦及軟體時,該電腦可能會因無法辨識符號而以空白方塊□ 取代之。雖然此空白方塊所代表的意涵應可以藉由上下文來推論,但卻迫使編輯只能猜測作者的原意,甚至需要另外聯絡作者加以確認。

如果您是使用新版的Microsoft Word,可以在「插入」選單中找到「符號」,並從中挑選您欲使用的符號。Microsoft Word 也可以讓使用者自訂「快速存取工具列」。如果您正在撰寫高度技術性的文章,在符號表單中新增常用捷徑可替您省下不少時間。如須更詳細的說明,您可根據目前使用的Word 版本上網搜尋「自訂快速存取工具列」。另外值得注意的是,如欲使用希臘字母,您應該選擇插入符號而非直接使用希臘字型(例如,使用ß 而非b)。由於希臘字型會造成英文字母間的差距,建議只有在寫希臘文時再使用。

在您整個學術出版的旅程中,以上這些問題或許很微小,但是我們都希望自己文章被發表,您應該要想辦法讓編輯留下深刻印象。依據不同的研究領域和不同期刊的嚴格程度,編輯和審閱者很有可能會因為作者未遵從寫作指引和常規而拒絕該篇文章。我的文字工作經驗再再證明了,當面對兩篇內容品質相當的文章時,工作忙碌的編輯會選擇接受較不需要文字處理的文章。所以在此提醒作者們,正確使用文字處理軟體,並遵守文字處裡常規,確保自己的文章會是被接受的那個。

文字精簡的重要性與方法
博士生的重要寫作習慣(下)

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