如何撰寫一封給期刊編輯的信？

提問：我是醫學院的學生。 最近我在期刊上看見一篇文章，我有一些問題與意見。 我是否可寫信給期刊編輯詢問相關問題？ 如果我針對該文章研究結果提出新的見解，期刊編輯是否會將我的信件發表在期刊上？ 寫信給編輯的目的有哪些？ 以及我該如何寫信給期刊編輯呢？

―醫學院學生

 

回答：

寫信給期刊編輯

許多期刊都有建立讀者回函專區。致編輯信件的內容通常可涵蓋任何與期刊讀者相關或有興趣的主題。期刊編輯通常都很歡迎這類的信件，而出版與否則由編輯們斟酌。

寫信給期刊主編最常見的原因就是讀者回應先前出版過的文章，這些讀者回應的意見必須客觀以及具有建設性。然而，收到讀者回應的文章作者也會被邀請提出書面回應。

對讀者們來說，此類型的信函為科學或臨床溝通之管道，而非正式的期刊文章。

例如，此類信函可彙整成：研究報告、病例報告、病例分析或藥物不良反應報告。 其他寫信的目的包括公開新的假說、吸引讀者對臨床實驗的風險、新興議題目的注意、或是針對期刊讀者及醫學領域讀者有興趣之題目來做一般性的評論。

較不常見的是，讀者可能會針對期刊本身或其格式提出意見、詢問合作之興趣或取得與病患或研究材料接觸的機會。

寫信給期刊編輯之目的

1. 針對先前發表過的期刊文章提出意見（及作者本身的回應）
2. 簡短的科學或臨床溝通。
3. 研究報告
4. 病例報告
5. 病例分析
6. 藥物不良反應報告
7. 公開新假說
8. 引起讀者對臨床實驗相關風險的注意
9. 針對讀者有興趣之題目做出的一般性評論
10. 評論期刊本身或其格式
11. 詢問合作之興趣或取得與病患或研究材料接觸的機會

每個期刊對於致編輯信件的規定不一，最好能熟讀該期刊給作者之指引（Instructions to Authors），以確保該期刊是否接受此類信函或格式規定。

作者也應閱讀最近一期之期刊，以了解獲得發表之信函的類型、內容與風格。 當寫信給編輯時，應思考以下幾點：

1. 信函所傳達的訊息 是否明確
2. 內容或格式是否適合該期刊
3. 內容是否有道理

如何寄出信件？

信件應針對期刊編輯，而非文章作者。 編輯的角色為公正的中間人。 對此類信件來說，簡潔是最重要的。

信件作者應直接切入重點，省略不重要的描述及細節。 信件最好能以條列重點的方式陳列，對編輯、審稿人及讀者來說也較容易閱讀或回應各點。

當評論一篇期刊文章時，勿重述該文章已提過之論點或提出未經證實的一般論述， 也不應提出該期刊文章未提及之訊息與提供額外的資訊。論點應明確且合理，切記勿提出偏頗的意見。提出批評時，應有禮貌及不帶偏見，絕不可對文章作者無禮或有貶損之意。

由於文章作者將有回應評論信件之機會，因此信件的態度相當重要。文章作者有最後的回應權，如這些批評不恰當的話，信件作者將無法撤回這些評論。文章作者之回應也應有禮貌、具體及客觀。 如經期刊接受，信件與作者回應將會在同一期期刊中刊登。

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有些期刊有線上即時回應或電子郵件專區。例如，Annals of Internal Medicine，讀者可在線上閱讀期刊，並按下欲評論文章右邊的綠色方塊「Send comment/ rapid response letter」 的連結。

期刊建議讀者能在文章出版後的一個月内寄出回應，而期刊會在收到之後的二十四到七十二小時之間審閱及張貼這些回應。 期刊通常不會編修這些回應的信件，所以信件作者最好能仔細檢查拼字與文法等問題。

期刊編輯可能會選取刊登幾篇回應在紙本的 Annals of Internal Medicine 上。 對多數期刊來說，此類信件的處理時間比一般論文短得多，尤其是當主題迎合讀者群或具有時效性時。

寫信評論期刊文章之重點：

1. 提出期刊文章未充分涵蓋的重點。
2. 提供支持其他作者研究之資訊。
3. 提供簡明的評論。
4. 保持禮貌與客觀。
5. 遵守期刊針對信件格式之規定。

此外，也可以研究報告、病例報告或病例分析的形式來對該期刊論文提出臨床上的觀察與結果。 如是針對一藥物不良反應來提出回應，作者們應遵守期刊指出的報告指引。

例如，在 Annals of Internal Medicine 規範「臨床觀察」信件中指出，信件的架構應如下：背景、目的、方法與成果、討論與文獻。某些期刊，如 Lancet，在其投稿須知當中清楚指出他們顯少刊登病例報告等。有些期刊編輯認為此類書信形式之臨床觀查或研究是不正當的發表方式，因此不太鼓勵。

然而，多數的期刊將致編輯信件視為正式論文的一類，並透過正當管道投遞。例如，如期刊有線上投稿系統或同儕審察制度，欲提出回應信件的作者得先在系統註冊，登入及追蹤稿件，並在線上提交修改後的文章。期刊只受理在規定期間所收到針對期刊文章的回應信件，時間大概是文章出版後的三週至三個月。

信件作者應提供一個與內容相關的簡短標題。 作者名稱、電子郵件及所屬機構應出現在文件最後。 如信件中有致謝辭，大部份期刊不會出版該致謝辭。期刊皆希望這類信件儘量簡潔扼要。信件的長度通常為六百字以內，五個以下的參考文獻，不要有圖表或至多兩個，以及至多五個作者。

信件是否經過同儕審查將依各期刊不同。 對某些期刊來說，信件出版與否由編輯定奪；而對其他期刊來說，信件則會經過正式的同儕審查。 例如， Lancet 醫學期刊的回應信件通常不須經過同儕審查；而藥物不良反應報告則需經過同儕審查。

被挑選出發表於紙本期刊的作者，須提交版權表格以及揭露利益衝突的部份，包括財務上、職業上的衝突、顧問、獲得或待決的獎金或專利、酬金或專家鑑定。 至於其他文章類別，接受的信件通常會經過編修，並在出版前寄回給作者。

基於編輯的觀點，此類信件應有足夠或重要的新資訊來證明此信件適合發表。 不重要的評論或觀察不太可能被接受。 PubMed 資料庫可搜尋到這些信件，故作者們切忌重複發表信件。

致期刊編輯信件中常出現的問題：

• 意見與期刊論文並無直接相關。
• 重複期刊論文中的要點。
• 一般意見（不具重點）
• 信件內容或寫信的理由不明確。
• 過多描述與細節。
• 文字過多。
• 沒有提出新或有用的資訊。
• 太多表格。
• 太多參考文獻。
• 使用攻擊或毀謗性語言。
• 意見偏頗。
• 評論其他作者的能力或人格。

總結

致編輯信件或作者回應針對期刊論文應提供客觀及具建設性的意見，或針對期刊讀者感興趣的題目來作出回應。 此類信件應有明確目的，並簡潔明確傳達清楚訊息，如此才能有利於發表。

重點總結

致期刊主編信件：

• 應有一明確訊息。
• 信件格式應符合期刊要求。
• 應包含足夠的重要資訊。
• 應對期刊文章提出客觀及建設性的意見。
• 應簡短與簡潔。

 

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