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校對技巧:如何校對英文論文樣本(Galley Proof)?

作者: Steve Wallace


發布日期: 2010 / 12 / 6,

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校對技巧:如何校對英文論文樣本(Galley Proof)?

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提問:我的論文已被期刊錄取,不過期刊編輯要求我針對我的科學論文「審核校對樣本」,請問我該怎麼做?同時,編輯要求我釐清論文中的一些問題,我以為所有的問題都在審查的過程中得到解決。這到底是怎麼一回事?另外,我發現自己的論文仍有一些地方需要修改,在這個論文發表的階段裡,我能更改的幅度是多少?

 

—國立清華大學 化學系助理教授

 

回答:

 

編輯程序主要是為了確保發表的論文具有清晰且正確的寫作內容。良好的寫作風格是相當重要的,因為它能促成有效的科學交流。

 

即便在科技論文投稿及被期刊錄取之後,仍可以繼續進行編輯程序。編輯程序的最後一個階段為審稿與校對,這兩個步驟十分重要,因為作者能有機會進行最後的修改,並且查看在印刷前論文版面所將呈現的編排。

 

審稿

 

論文稿被期刊錄取後的首要步驟為審稿的程序,將由文字編輯負責確認論文稿是否符合期刊的風格及格式。文字編輯有時亦被稱為技術編輯。

 

文字編輯使用期刊特定的風格來維持所有發表論文的一致性,根據期刊的投稿須知,標準化所有衡量標準及參考文獻引用。

 

文字編輯也仔細地檢查論文,以便確保文中引用的所有文獻皆編列於文末的參考文獻中;文中提及的圖形和表格與實際的圖形和表格是相呼應的;以及縮頭語和縮寫是按期刊特定的風格來進行標準化,術語在文中第一次使用時,通常必須提供定義的解釋並且拼寫出全名。

 

除了期刊特定的風格很重要之外,文字編輯也同時檢視以及修正任何拼字、發音、文法錯誤(例如:主詞動詞的一致性、時態和不明確的先行詞)以及圖形和表格內的數字計算(例如:數量和百分比)。

 

文字編輯通常必須審核論文內容,以及檢查論文稿內不明確或模稜兩可的語句、不必要的重複字詞和專業術語的使用。

 

在必要的情況下,如果論文裡有任何部分是不明確或需要補充額外的資料,文字編輯可能會向作者提出問題。這些問題將以「向作者提問」的方式出現在校樣本的空白處。

 

在某些期刊中,經過文字編輯後的論文稿會在排版之前,寄還給作者以徵得其同意,而某些期刊可能會略過審稿的步驟,將「校對樣頁」寄給作者。

 

審核校樣本

 

在審稿完成之後,論文原稿將進行排版或版面編排,以製作論文的校樣。此步驟的成果被稱作「校對樣本」(galley proof,有時稱作galleys),校對樣本完成後將寄給作者。

 

將校對樣本寄給作者的主要目的是讓作者在論文稿送印之前能檢查稿子的正確性,因為排版的過程中可能會出現錯誤及遺漏的地方。

 

務必記得無論論文原稿是如何完美無缺,只有印刷在期刊上的版本才是最重要的。如果印刷的文章出現嚴重的錯誤,這可能會徹底阻礙讀者對論文的理解程度,甚至損壞論文作者身為一名研究者的聲譽。微小的錯誤,例如:小數點的錯置,可能會對該論文的科學誠信產生質疑。

 

通訊作者應負責仔細閱讀論文稿的審稿校對樣本,並完整地回答文字編輯所提出的疑問。通常編輯部將要求作者在特定時限內(通常不超過一週)回覆並確認這些問題。此時間限制是必要的,以避免延遲論文的發表。

 

然而,編輯和文字編輯有時的確會出錯,因此,如果作者認為某些地方經修改後會改變文章的原意,則有必要立即向編輯表明此種情況。

 

作者也必須做好心理準備,寄回的論文稿可能仍需要針對某些部分改變措辭、重新組織或改寫,以確保論文具有清晰的結構與流暢度。

 

當作者檢查論文的校對樣本時,應該檢查句子或段落是否有任何可能遺漏的排印錯誤。務必極其謹慎地檢查表格內的資料,小心地審視每一個數字及小數點。

 

表格資料經排版後常出現錯誤,因為作者熟悉這些資料,所以只有作者才能發現這類的錯誤。審稿者或文字編輯無從得知數字「27」實際上應該是「2.7」或「0.27」。

 

對於作者而言,仔細檢查校對樣本裡的插圖或圖形也是相當重要的,因為校對樣本呈現的是實際期刊內容的外觀。

 

最後,作者應記得檢查自己的姓名及服務機構!這部分也許是論文最基本的資料,但在校對時常被作者視為理所當然而容易被忽略。

 

標註修正處

 

作者至少應閱讀自己的校對樣本兩次。當作者完成第一次閱讀後,請其他人閱讀原始的論文稿。在第二次閱讀時,作者應確認論文的正確性以及資料是可以被理解的。

 

作者在檢查校對樣本時,應該標註修正處或回應編輯在校對樣本裡所提出的疑問。

 

編著修正處的方式有好幾個,其中一個好方法是標註修正處兩次:一次標註在文中出現錯誤的地方,另一次標註在出現錯誤地方的空白之處。修正處的標註必須是清晰可辨的,作者可使用與校對樣本不同的顏色進行標註。

 

作者必須清楚地、明智地標出修正之處,以便進行適當的校正。請注意校對階段並非進行大規模或重大修正、改寫、改述的時機,此階段並不適合增加更新的資料如:新增表格,或者針對最後編輯的論文稿作任何其他的重大更改。

 

一般而言,在校對的階段裡,編輯部不允許內文或圖形有任何重大的修改。

 

針對校對樣本修改完畢後,作者必須將論文寄回給出版者。在此階段,設計者將針對修正處更改版面並製作接近定案的版本 —「校樣頁」,作為編輯或檢查的用途。

 

在此階段,大部分的錯誤已經過修正,論文的外觀也接近定案。接近定案的版本就是呈現在印刷(或線上)期刊頁面上的實際外觀。

 

結論

 

作者有責任妥善地、仔細地檢查自己論文稿的校對樣本,以確保論文的每一環節都是精確無誤的,因為這是在論文送印前,能夠進行任何修改的最後一次機會。因此建議作者應至少審閱校對樣本兩次:第一次可將校對樣本與原始編輯的論文原稿進行比對,第二次則檢查正確性、可讀性和可理解性。

 

作者應該內文中及文中空白的地方清楚地標註任何修正處,使用與校對樣本不同的顏色進行標註,並回應文字編輯在校樣本裡所提出的疑問。最後,應盡可能在最後期限前準時地將校對樣本寄回給出版者。

 

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