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我該如何向教授們請求英文推薦信?

by Steve Wallace


Posted on 2013 / 6 / 14,

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我該如何向教授們請求英文推薦信?

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提問:「我正在申請第一份在大學任職的工作,申請程序要求我提交推薦信,我不想打擾麻煩教授們,因此,我該如何委婉的請求他們的協助呢?」

―來自交通大學申請第一份助理教授工作的博士

 

回答:

 

在您的職業生涯中,像是取得一份工作,經常要求您提供來自先前同事或指導教授的推薦信。

 

一般而言,在申請學術的相關工作時,提供推薦信會比申請其他產業的工作更為重要。您不該覺得自己提出推薦信的請求是在強迫他人,撰寫人能理解這是他們專業職責的一部分。同時,您也應該盡可能地減輕推薦人的負擔。

 

仔細挑選

 

理想的推薦信撰寫人應對您有全面的了解,知道您所申請的職位以及撰寫推薦信的準則。對您的瞭解更詳細,可使推薦信得以包含具體的實例,這比一般描述或無差別化的讚美還更有說服力。知道您所申請的職位,使推薦信能更具體強調您的優點及資格。

 

遵守撰寫推薦信的準則,能避免因推薦信不符合規定而被忽略的情形。良好的撰寫人也不該有利益上的衝突(比如說:撰寫人是其他工作申請者的指導教授)。您應邀請將會替您撰寫良好推薦信的人提出要求;建議您在邀請他人撰寫推薦信時,請再次確認此點。

 

許多申請程序要求三封推薦信,也可以提供四封推薦信來增強您申請的效果。

 

然而,比起四封推薦信中只有三封是強而有力的,另外一封是濫竽充數,建議最好還是能有三封非常強而有力的推薦信即可。

 

切勿在名單上遺漏一些顯而易見的人物,例如:過去的上司及指導教授;這些明顯的疏漏將導致評定您推薦信的人認為您與這些人員過去有不好的經歷,擔心這些人會撰寫負面的推薦信才故意避免邀請他們。

 

應盡量邀請具有多重背景或是以多個角度來觀察您的人(企業或學術界的長官及老師),請記得與推薦信評鑑者背景最為相似的人將可以撰寫出最具說服力的推薦信,他們瞭解並能證明這份工作的需求。

 

針對企業工作而言,產業老闆將可以提出最令人信服的推薦信。對於學術或研究工作,應著重尋求您研究領域的學者或研究者為推薦人。

 

舉例來說,假設您正在申請進入計算機科學研究所,而您曾經為學校的生物實驗室作程式設計。生物學教授並不知道要在計算機科學研究所課程取得成功所需要的是什麼,並且不具有與其他計算機科學家相似的廣泛經驗。

 

遺憾的是,這樣的推薦信是沒有什麼份量的。

 

及早開始

 

應給予撰寫人最少兩週,最好是一個月以上的時間來思考如何撰寫推薦信。撰寫人還有其他的職責及工作,您不希望他們匆匆忙忙完成推薦信或是為了符合您倉促的要求而感到不滿。

 

提供完整的資訊

 

簡要說明欲申請的職位,可以提供網址或小冊子,讓撰寫人得以提供正確的細節資訊。如果您最近未和撰寫人聯絡,您應該提供關於自己近期的最新情況。事實上,在這種情況下,您應該考慮邀請更瞭解您的其他人來撰寫推薦信。

 

提供填寫完整的表格、預先寫好地址、貼上郵票的信封以及其他必要的資料:切勿強迫撰寫人確認推薦信的細節是否是正確。

 

提供自己的履歷或簡歷。如果申請程序要求,應提供自己的個人陳述。

 

告知您的推薦人自己申請工作的所有地點,他們才能調整推薦信的內容。舉例而言,當推薦人為許多申請同樣職位的人撰寫推薦信時,他們會同時將雙方都置於有利的位置。切勿之後出其不意地要求他們撰寫額外的推薦信。

 

此外,建議提供所有您申請單位的完整名單,這樣可以減輕撰寫人的負擔,一次寄發許多信件比起分小批寄件是較為容易的。

 

提醒推薦人任何可能會有幫助的特定細節,比起您個人陳述這些特定細節,在推薦信中被提及會更有幫助。

 

某些撰寫人會反請您先完成推薦信,然後他們會稍微修改信件內容再簽名。

 

如有這樣的狀況,您可以接受,不過,這並不是個好方法。

 

首先,這點出了撰寫人對於您所提出撰寫推薦信的請求不夠積極。

 

第二,您可能不知道推薦信所隱含的語言,因此,您可能因疏漏而無意犯錯。

 

第三,此封推薦信將與此人的其他信件風格不同。

 

第四,推薦信與個人陳述的內容相似,並不會為您加分,這樣的同性質的內容將讓您的申請缺乏說服力,最好能針對您的個性與成就提出多重不同的觀點。

 

切勿閱讀信件。

 

傳統上,推薦信會直接被寄送到評估申請的單位。即使不是直接寄到評估單位,評估的結果也將在寄送給您之前被密封。

 

切勿過分猜疑,這完全是標準的作法。

 

一位具倫理道德的撰寫人,在要撰寫負面推薦信之前會警告您,但話說回來,您應只向對您有良好印象的人提出撰寫推薦信的請求。您可能在申請程序中被詢問是否免除查看推薦信的權利,建議您應該同意免除這項權利。

 

原因有兩個:

 

  1. 如果您未免除該項權利,那麼任何閱讀推薦信的人將假定推薦信並非完全誠實。撰寫人知道您能閱讀推薦信,因此可能會讓推薦信的內容較為正面或不完整。
  2. 除非該條款被豁免,否則許多撰寫人將不願意撰寫推薦信。

 

後續階段

 

信件有時候會遺失,或是撰寫人會忘記撰寫推薦信。您必須複查確認信件已經抵達,如果未抵達,應請撰寫人再寄發另一份推薦信。

 

在您完成自己的申請程序之後,應告知撰寫人申請結果。撰寫人關心您,並且想知道他們的推薦信是否有效。

 

如果撰寫人沒有被告知推薦信的結果,而很熱心地更進一步為您遊說背書時,這將會使得他們很尷尬,而您也會顯得難堪,因為您很可能已經得到面試的機會或是已經被拒絕。

 

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