Home » Blog » 如何發一封邀請學者撰寫共同論文的正式Email?

如何發一封邀請學者撰寫共同論文的正式Email?

作者: Wallace


發布日期: 2019 / 5 / 2,

5829

人已瀏覽


如何發一封邀請學者撰寫共同論文的正式Email?

以下是與華樂絲合作過的客戶

喜歡這篇文章嗎?一起分享給朋友們看看吧!

問題: 我想發封email給一位美國教授討論共同撰寫論文的事宜,請問在學術界中發送email有哪些地方需要注意?

回答:

學術界是由多元化的群體所組成,學者們的年齡範圍大約在40歲以內,來自不同國籍,並且在科技方面的能力也不盡相同。一些學者在青少年時即開始使用email,有些則在40多歲才開始接觸。他們都將email作為與學生交流的主要模式。

與學者進行email聯繫的學生必須為收信人作出一些細膩的考量。在第一次向學者發送email時,需注意以下幾點事項。

請使用您的大學所提供的email帳戶

這是您工作用的email,因此請作正確的設定。請更改您的帳戶設定以顯示發信人的姓名等,並將其用於工作相關的通信。

使用適當的問候語

「<姓氏><職稱>您好」是最保險的方式。儘管有些人認為這對email而言過於正式,但您是將email發送給一位您不熟悉的人,他們或許喜歡這種正式的問候語,也可能不在乎,但他們肯定不會因為您的email正式且禮貌而對您有不好的印象。

在我看來,比較不正式的「Hi<姓氏><職稱>」同樣合適,但單獨使用「Hi」或「Hey」還是有其風險。我不介意發信者在email中寫「Hi」,但我對於不認識的人在email中以「Hey」當問候語感到不是很有禮貌,或許對某些對象而言甚至有點冒犯,可以避免就避免。

別忘記訂閱我們的電子報取得最新論文寫作技巧文章喔!

請不要弄錯收信人的性別

我認識的一位男教授名字的結尾是英文字母A。出於西歐命名的方式,人們常常以為他是女性。弄錯您的email收信人的性別只會顯示您很懶惰。若您沒有聽過收信人的名字,請到Google搜索。

此外,也請勿對您要發送email的學者做不恰當的性別假設。女性會獲得博士學位,也會成為教授。我不知道誰會針對這些事實爭執,但從自己生活經驗中可以得知,和她們的男性同事相比,女性學者會收到更多書寫不恰當的email。

請不要弄錯收信人的職稱

收信人的性別對您的email而言是否有任何意義?在email中以「先生/女士/小姐您好」問候對方有其風險。一些學者對他們的職稱(博士或教授)非常敏感。若您有任何不確定的地方,請到Google上搜索有關對方的資訊。

搜索關鍵字時輸入<名字><姓氏><機構>通常可以找到相關資訊。若他們的網頁資料顯示有博士學位或博士的頭銜,請統稱呼他們「博士」。若他們在網頁上使用的職稱為教授,請稱呼他們「教授」。若這些都不適用才使用性別相關的稱謂。

請使用適切的表達方式

通過email通信和透過推特或臉書溝通不一樣。您可以保持簡潔的文字表達,但也不應過於簡潔而省略一些字。建議不要在您的第一封email中使用微笑圖示或圖示,稍顯不夠正式。

結尾用語

一些比「Cheers」更正式的用語會更好。

「Regards」、「Best」和「Thanks」都適用,但若是用「Dear」當問候語時,我會偏好使用「Regards」。請在結語留下您的姓名,並且不要使用過於親暱的用語。

當您與學者比較熟悉後,這些規則就可以變得比較寬鬆

在第二封email中,您或許可以不再使用<職稱><姓氏>的寫法,改用學者在結語留的名字或適合其回覆語調之內容,或再稍微正式一點。

舉例而言,若該名學者在結語中寫「Best Steve」或「Thanks Steve」,您可以在後續的email中用「Dear Steve」或「Hi Steve」。若該名學者在回覆中寫「Hey」,他們絕對不會因為您用類似的稱呼感到冒犯。

只要確保沒有在第一封email中犯錯即可,這非常重要

您在大學期間和畢業後將依靠共同作者、計畫主持人和講師們提供您指導和機會。為了不必要的困擾,我們則應該盡力去給別人留下好的第一印象。

 

額外相關閱讀推薦:

  1. 如何在email往來中正確稱呼其他學者
  2. 我該如何向教授們請求推薦信呢?
學術英文論文重新規劃段落和翻轉架構技巧
在學術研究領域中進行公正評論:批判性文獻回顧及文章審查的規則與寫法

Author


希望我們的英文寫作、英文文法教學及論文期刊投稿指導文章有幫到您!

若有英文編修需求,請試試我們的免費300字試用服務,華樂絲英文編修品質絕對會讓您滿意:

立即體驗免費英文編修300字試用服務

部落格分類標籤:

訂閱電子報

提供英文文法、中英翻譯、英文寫作技巧以及碩博士生涯規畫等,專為台灣碩博士生與研究者量身打造的學習內容。每週自動寄送至您指定的Email信箱,隨時都能取消訂閱。

超過 315,000 名中港台碩博士生與研究人員訂閱

文章搜尋
演講活動

2020.11.27 - 國立臺北科技大學

2020.11.19 - 工業技術研究院

2020.11.17 - 國立臺灣大學

2020.6.16 - 工業技術研究院人力處

2020.2.6 - 國立交通大學產學運籌中心

邀請Dr. Steve Wallace演講