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如何撰寫一封正式邀請共同撰寫論文的email?

by Steve Wallace


Posted on 2019 / 5 / 2,

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如何撰寫一封正式邀請共同撰寫論文的email?

問題:

我想發封email給一位美國教授討論共同撰寫論文的事宜,請問在學術界中發送email有哪些地方需要注意?

 

回答:

學術界是由多元化的群體所組成,學者們的年齡範圍大約在40歲以內,來自不同國籍,並且在科技方面的能力也不盡相同。一些學者在青少年時即開始使用email,有些則在40多歲才開始接觸。他們都將email作為與學生交流的主要模式。與學者進行email聯繫的學生必須為收信人作出一些細膩的考量。在第一次向學者發送email時,需注意以下幾點事項。

 

  • 請使用您的大學所提供的email帳戶

    這是您工作用的email,因此請作正確的設定。請更改您的帳戶設定以顯示發信人的姓名等,並將其用於工作相關的通信。

 

  • 使用適當的問候語

    「<姓氏><職稱>您好」是最保險的方式。儘管有些人認為這對email而言過於正式,但您是將email發送給一位您不熟悉的人,他們或許喜歡這種正式的問候語,也可能不在乎,但他們肯定不會因為您的email正式且禮貌而對您有不好的印象。在我看來,比較不正式的「Hi<姓氏><職稱>」同樣合適,但單獨使用「Hi」或「Hey」還是有其風險。我不介意發信者在email中寫「Hi」,但我對於不認識的人在email中以「Hey」當問候語感到不是很有禮貌,或許對某些對象而言甚至有點冒犯,可以避免就避免。。

 

  • 請不要弄錯收信人的性別

    我認識的一位男教授名字的結尾是英文字母A。出於西歐命名的方式,人們常常以為他是女性。弄錯您的email收信人的性別只會顯示您很懶惰。若您沒有聽過收信人的名字,請到Google搜索。此外,也請勿對您要發送email的學者做不恰當的性別假設。女性會獲得博士學位,也會成為教授。我不知道誰會針對這些事實爭執,但從自己生活經驗中可以得知,和她們的男性同事相比,女性學者會收到更多書寫不恰當的email。

 

  • 請不要弄錯收信人的職稱

    收信人的性別對您的email而言是否有任何意義?在email中以「先生/女士/小姐您好」問候對方有其風險。一些學者對他們的職稱(博士或教授)非常敏感。若您有任何不確定的地方,請到Google上搜索有關對方的資訊。搜索關鍵字時輸入<名字><姓氏><機構>通常可以找到相關資訊。若他們的網頁資料顯示有博士學位或博士的頭銜,請統稱呼他們「博士」。若他們在網頁上使用的職稱為教授,請稱呼他們「教授」。若這些都不適用才使用性別相關的稱謂。

 

  • 請使用適切的表達方式

    通過email通信和透過推特或臉書溝通不一樣。您可以保持簡潔的文字表達,但也不應過於簡潔而省略一些字。建議不要在您的第一封email中使用微笑圖示或圖示,稍顯不夠正式。

 

  • 結尾用語

    一些比「Cheers」更正式的用語會更好。「Regards」、「Best」和「Thanks」都適用,但若是用「Dear」當問候語時,我會偏好使用「Regards」。請在結語留下您的姓名,並且不要使用過於親暱的用語。

 

當您與學者比較熟悉後,這些規則就可以變得比較寬鬆。

 

在第二封email中,您或許可以不再使用<職稱><姓氏>的寫法,改用學者在結語留的名字或適合其回覆語調之內容,或再稍微正式一點。舉例而言,若該名學者在結語中寫「Best Steve」或「Thanks Steve」,您可以在後續的email中用「Dear Steve」或「Hi Steve」。若該名學者在回覆中寫「Hey」,他們絕對不會因為您用類似的稱呼感到冒犯。

 

只要確保沒有在第一封email中犯錯即可,這非常重要。

 

您在大學期間和畢業後將依靠共同作者、計畫主持人和講師們提供您指導和機會。為了不必要的困擾,我們則應該盡力去給別人留下好的第一印象。

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