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如何處理經過大量編修的原稿

作者: Steve Wallace


發布日期: 2022 / 11 / 14,

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如何處理經過大量編修的原稿

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您既興奮又緊張地從編修師手中拿回您的原稿。

 

請放心,滿頁的追蹤修訂不代表您的論文很糟,追蹤修訂看起來凌亂,而編修師可能只是移動了一個段落就出現了整個段落的追蹤字詞以及一大段的刪除字眼,看起來就像大型災難現場。

 

如果您挑選到正確的編修師,他們跟您是同一國的,但是當您打開文件時,您可能會想要咒罵編修師,與他們誓不兩立。

 

但是不應該這樣,編修師是來提供協助的,畢竟好的英文寫作需要仔細潤飾以及修改數次,而且編修過程通常需要深度思考和時間。

 

因此要記得,當您打開文件時,縱使看起來很嚇人,您還是得克服這個過程,畢竟您已經處理完最困難的部分——寫出學術論文!

 

處理追蹤修訂的方式

 

首先,暫停一下,如果您仍在氣頭上或感到很受傷,這時不要一頭栽進原稿中,等到情緒過去再回去工作。

 

以下提供三種編修方法,以我個人來說,方法三是我的最愛,但是我也喜歡方法二。然而,我知道許多客戶覺得方法一最適合他們,因此建議閱讀多種方法再決定哪個風格最適合您。

 

註:本週電子報將假設您已經理解如何使用Word的追蹤修訂功能。

 

方法一:藏起來

 

  1. 清除掉所有令人分心的元素,將檢閱轉換成「無標記」,就像魔法一樣,所有嚇人的修訂就不見了,呯!又或者,您可以切換成「簡易標記」。

 

無標記:您不會看到任何標記。

 

簡易標記:您會在右頁邊看到修訂記錄並能在左頁邊點閱詮釋,但在句子裡不會看到任何標記。

 

現在您有一份接受所有修訂的原稿了。別擔心,追蹤修訂還在那,只是隱藏起來了。

 

  1. 開始閱讀,直到感覺某個句子、段落、章節不流暢或不像您的口氣時停止。
  2. 如果您有打開「簡易標記」的話,您可以查看編修師是否有留下註解。在「無標記」檢視下,您首先將會需要切換至「所有標記」或「簡易標記」,看看是否有留下任何註解。如果編修師留下註解,看看是否有解釋他們為什麼做了這些變更。

 

  • 註解澄清所做的變更,且您同意該修改:不用做任何動作。
  • 註解澄清所做的變更,且您同意註解的論點,但是不同意所做的修改:拒絕變更(打開「所有標記」進行處理),但是將您的內容改變到符合該論點。
  • 例:編修師寫著要加轉折語將想法連接在一起,而您同意需要一個轉折語,但是您不喜歡編修師提供的轉折語,您會拒絕編修師添加的版本,改寫成自己的版本。
  • 註解澄清所做的變更,但是您不同意需要該變更:拒絕修訂(打開「所有標記」進行處理)。

 

  1. 如果編修師未留下關於修訂的註解,看看您是否可以理解他們為何這樣修改。如果可以的話,依上面的步驟審視原稿。但是如果您不確定的話,可以暫時不管修改的部分,寫註解問編修師為何這樣修改(這樣當然是假定該編修師會再審視您的原稿)或拒絕該修改。
  2. 一旦您在不開啟標記的情況讀過全篇原稿後,在不同意修改的地方停下,拒絕您不想要的修訂,切換回「所有標記」。現在您可以閱覽檢視個別修訂,拒絕任何不想要的修訂,或是如果您同意編修師的解釋而不認同其所做的修改時,您可以自行修正。
  3. 前往「校閱」標籤,在「顯示標記」的下拉式選單中,選擇特定人員。刪除您的名字,讓編修師做的修正得以顯現,再接受修訂,於下拉式選單中選擇接受所有顯示的變更,接受編修師所有剩餘的編修,因為您已經拒絕不想要的變更了。

 

  • 重要的是確保您有取消勾選自己的名字,不然Word程式也會接受您做的變更 。您會希望讓自己的變更保留追蹤修訂,這樣您繳回原稿時才能讓編修師輕易找到您做的變更。如果您意外地一併接受自己的變更,只要讓編修師知道他們可以比較文件,讓追蹤修訂重現即可。

 

方法二:直接開始

 

此方法執行時,您只需要深呼吸,告訴自己「我能做困難的事」,接著開始著手處理。

 

確保追蹤修訂是開啟的狀態,選擇「所有標記」校閱,此模式下,您會看見所有的追蹤修訂。

 

  1. 閱讀一個特定段落或章節中的所有變更,及相應的註解,檢視編修師是否有解釋變更的原因。拒絕段落中任何您不想要的變更(見方法一第3步驟)。
  2. 閱讀並回覆該段落/章節需要回覆的註解。
  3. 於該段落/章節加入您自己的變更。
  4. 前往下一段落/章節。
  5. 前往「校閱」標籤,在「顯示標記」的下拉式選單中,選擇特定人員。刪除您的名字,讓編修師做的修正得以顯現,再接受修訂,於下拉式選單中選擇接受所有顯示的變更,接受編修師所有剩餘的編修,因為您已經拒絕不想要的變更了。

 

  • 重要的是確保您有取消勾選自己的名字,不然Word程式也會接受您做的變更。您會希望讓自己的變更保留追蹤修訂,這樣您繳回原稿時才能讓編修師輕易找到您做的變更。如果您意外地一併接受自己的變更,只要讓編修師知道他們可以比較文件,讓追蹤修訂重現即可。

 

方法三:二者合一

 

本方法中,您會先將追蹤修訂開啟(如方法二),但是在特定的時間點,將標記關閉(如方法一)。

 

  1. 開始著手接受、拒絕變更,回覆需要回覆的註解。
  2. 遇到特別大量編修的段落、頁面或章節時,滿滿的追蹤修訂會讓人喘不過氣或是讓人無法理解變更的脈絡,這時將校閱模式換成「無標記」。
  3. 再來只要閱讀該段落、頁面或章節,省去讓人心累的追蹤修訂,只要檢視該部分讀起來及感覺起來怎樣即可。
  4. 遵循第一個方法中的步驟3、4。
  5. 重新打開追蹤修訂,繼續努力,必要時重複步驟2–4。
  6. 前往「校閱」標籤,在「顯示標記」的下拉式選單中,選擇特定人員。刪除您的名字,讓編修師做的修正得以顯現,再接受修訂,於下拉式選單中選擇接受所有顯示的變更,接受編修師所有剩餘的編修,因為您已經拒絕不想要的變更了。

 

  • 重要的是確保您有取消勾選自己的名字,不然Word程式也會接受您做的變更 。您會希望讓自己的變更保留追蹤修訂,這樣您繳回原稿時才能讓編修師輕易找到您做的變更。如果您意外地一併接受自己的變更,只要讓編修師知道他們可以比較文件,讓追蹤修訂重現即可。

 

處理註解的方法

 

在如何處理追蹤修訂的方法中,我想提供一些全面性處理註解的方法。

 

您可以在過程中處理所有的註解。

 

或者,您也可以只解釋為何做此變更的註解,暫時忽略其他的註解。如此一來,在您接受/拒絕所有變更時,您可以回頭閱讀編修師建議您變更的部分,從而依您覺得合適的方式處理新增的變更。

 

結論

 

當您從編修師手上拿回一份大量修改的原稿時,請記住這些事實:

 

  • 您並沒有做得很糟。
  • 您已經處理了相當困難的部分—撰寫研究論文。
  • 編修師不是敵人。
  • 編修師的建議變更只是建議而已,您有最終決定權。
  • 大多編修師是訓練有素的專業人士(雖然仍有部分不稱職的編修師存在),因此,他們的建議是來自他們的多年編修的經驗以及根據歷年來期刊對論文寫作的要求;因此您應該考慮每一項變更。
  • 出版一篇好論文比自己的自負更重要。
  • 您可以做困難的事。
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2020.11.27 - 國立臺北科技大學

2020.11.19 - 工業技術研究院

2020.11.17 - 國立臺灣大學

2020.6.16 - 工業技術研究院人力處

2020.2.6 - 國立交通大學產學運籌中心

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