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該如何「向上管理」指導教授

2017 / 11 / 28

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今天的主題不是關於特定人士的來信發問,而是針對近年學生對於指導教授的怨聲載道進行討論,並探討該如何處理這種師生合作關係。「主管監督」的概念對絕大部分的博士生來說是很陌生的。博士生通常分成兩種:一種是大學應屆畢業生緊接著攻讀博士學位,他們不曾有受主管監督的經驗,而另一種是在職場上工作一段時間後,決定重回大學開啟研究生涯,對於在主管底下工作的情形,他們已有些概念。教授指導學生是一種十分特別的合作關係,對於這兩種博士生而言,自然是一種全新的體驗。相較於職員和主管之間的工作關係,這種師生關係雖然頗為類似,但事實上則有諸多不同之處。

 

首先,指導教授與您應該多半算是地位平等的合作夥伴。雖然博士生還稱不上指導教授的同儕,但博士生涯的最終目標就是要讓兩者並駕齊驅,成為同儕。因此,博士生涯正是一種實習生涯,並不是一般「在指導教授底下工作」的概念,而是「與之共事」。再來,指導教授實際上不算是主管,而是指導員:您才是主導自己博士生涯的人,從選擇研究主題到找哪一位教授共事,皆須自己決定。指導教授應要負責啟蒙您的學識涵養,協助您在研究上取得成功,而不是將您視為員工,或是旗下雇用的勞工。雖然某些研究合約上會載明交付項目,您必須小心指導教授一直要求短期內履行交付項目,因為這樣一來會限制您在研究上的自主與創意。

無論遇到任何指導教授或主管,務必明白「向上管理managing up」的重要。雖然在許多情況下,這麼做是出自於一種策略性考量,但「學習管理您的指導教授」,最主要的目的仍是為了讓博士生涯發揮最大效益指導教授的心思會被許多事情所影響,例如:論文寫作、經費申請、計畫書提案、教學授課、委員會活動、指導其他學生、其他學術發展機會等。此外,每個人的博士生涯都是獨一無二的經驗,您有義務藉由與指導教授合作,攜手打造您的學術發展藍圖,同時營造出一種雙方都能接受的共事關係。

以下方式可幫助博士生營造更正向的師生合作關係,進而為自己帶來最大效益:

 

  • 向指導教授提出您的需求

您是否想參加研討會、認識研究領域內的資深同仁、購買相關書籍或器材、尋求實習機會、申請旅費資助,或有其他需求?如果是的話,務必「主動」向教授提出。在多數情況下,指導教授通常會同意您的要求或試著為您爭取。

 

  • 排定面談時間

確實將與教授面談的日期時間排入指導教授的行事曆,建議面談前最好再給指導教授寄一封提醒通知/過去面談記錄/確認信,才是最明確的做法。這種確認方式與後面提到的「把握每一次面談機會」息息相關。。若面談時間遲遲無法定下來,最好將來往郵件數量控制在一至兩封以內,然後才透過Google行事曆送出面談邀請。若所有方式都行不通,那就找出一個空檔時間邀請老師面談;最壞的情況下,教授頂多改成另一個可行的時段,此時面談時段已註記在行事曆上,不會再受到無期限的推延。

 

  • 確保Email內容言簡意賅

Email內容務必簡短,請遵守下列的原則:如果文長超過一個段落,指導教授通常不會馬上讀完整封信,特別是如果信件標題沒有附上明確的要旨,如此一來,想要即刻得到教授回覆更是不可能的事。另外,最好思考一下Email是否為最快速的解決之道,或是考慮直接安排一個5-10分鐘的簡單面談、Google Hangouts對話、即時通訊提問,或是電話討論。切記:根據討論內容使用最適當的溝通模式。

 

  • 不要擅自認為「沒有回音,代表指導教授還沒讀信」

不少忙碌的教授每天會收到一兩百封Email,當中多半需要教授的回覆。假設這其中有一半需要回覆,光是這樣就要花上兩三小時處理Email,想想實在是十分可怕的大工程。為了減少這種可怕情況,我多半採用「分批處理」的模式,一次累積幾天的信件量,然後一次處理完。我會跟學生說,如果沒有馬上得到回覆,幾天後「再寄一次」也無妨。我不認為這樣很無禮、叨擾、煩人,因為通常這代表我只是忘記這封信上寫的事項;我發現,將所有班級學生請我做的事情設置成一個待辦事項表,光是完成這張表上的事情便已難如登天。不過,最好先確認是否選擇了最適當的溝通媒介,才將Email再次送出。有時,寄出Email後,這時再進行面談或即時通訊提問會更容易得到您需要的回覆。

 

  • 即便認為沒有太多東西可以報告,仍然每週與指導教授面談一次

盡量固定與教授每週面談一次,面談時間較短也無所謂;有時一場十分鐘的簡短面談可以帶來極大效果,例如消除心理障礙或改變解決方案。千萬不要看到指導教授身處外地,便認為不可能與之面談,其實雙方透過Google Hangouts進行短暫面談十分方便。事實上,有些教授反而在旅行途中更容易約定面談時間,因為這時他們正好脫離了學校工作的疲勞轟炸(例如委員會議、行政管理單位的干擾、教職工作)。即便沒有什麼要報告的事項,仍可以考慮與教授面談,因為在研究過程中,您可能會陷入死胡同卻不自知。若您花了兩三個禮拜「排除錯誤」或執行某項工作,卻未得到任何回饋,這時自然應要有所擔心:因為您很可能困在窮途末路,難以邁向發表論文的未來。若發生這種情況,絕對要立刻請求幫助!

 

  • 參加每一場團體討論

不要錯過任何一場團體討論,這可能是您在博士生涯中與研究本身最密切相關的活動之一。團體討論的重要性來自以下原因:一、您可以了解其他人正在進行什麼研究,這可能會是十分有用的資源,或者,您可以成為他人的有用資源。團體間的互助合作可以帶來莫大助益。二、您可以知道指導教授的近況,了解對方為何沒有即時回覆Email。三、您可以立即判斷是否需要與教授進行較長時間的個別面談或團體討論,進而省下更多寶貴時間。四、參與團體討論可提醒自己流逝掉了多少時間。維持責任感是做研究的捷徑,務必確保自己不要浪費數週或數個月,卻沒任何進展。有些教授每週與學生進行三次團體討論,三次短暫的團體討論多半可比一次長時間的討論更有效果。

 

  • 若需要更多時間與指導教授討論,務必向教授提出請求

學生看到指導教授花較多時間與其他學生討論後,時常會疑心教授是否對於特定的研究計畫較無興趣,甚至更糟的是,認為教授根本不喜歡某些學生。切記:好的指導教授不會偏心。教授通常會自己衡量所需的面談時間,依據計畫的執行階段與學生的發展階段,每位學生的所需時間可能各不相同。對於即將畢業的學生通常需要另一種幫助,例如建立專業人脈、尋找工作機會、練習求職面談、自立門戶。而對於初期的研究計畫案或需要大量協調工作的計畫案,例如需要建立大型系統,則多半會需要較多指導教授的意見,因為這類計畫牽一髮則動全身,可能會影響到其他子計畫或學生的協調運作。若需要更多時間,直接向教授提出,或是最好自己想辦法找機會與教授面談,例如走進教授辦公室、透過即時通訊提問、定期寄Email告知進度。教授通常會協助需要更多討論時間的學生。

 

  • 把握每一次面談機會

學生提出圖表或成果以前,建議先捫心自問「這個結果合理嗎?」,如此一來才不會浪費了雙方面談的寶貴時間。指導教授已見識過無數圖表、實驗、數據,因此可以馬上判斷您花了兩天製做的圖表是否可用。若您事先為圖表進行簡單的除錯,面談將會帶來更多成果。有鑑於此,將實質的成果交給教授看,才是最有幫助的做法。我常聽學生說:「我跑了幾次實驗,看起來結果還OK」,這種報告根本毫無用處。即便這是事實,不過結果多半絕不OK,提出這麼模糊的說法教授不太可能給予實際回饋,更無助於雙方進一步的討論。您只會得到「聽起來不錯」的回答,這種答案對您來說也沒什麼用處,倒不如在討論過程中提出一些具體的東西,例如性能值、一小段論文、圖表,總之只要能幫助雙方討論並想出下一步怎麼走都好。即便只是一張圖表,就算上頭充滿錯誤、難以解釋,甚至出現無法解決的問題,只要您事先自行發現不一致之處,這都是與指導教授討論的好主題。有時候,錯誤其實來自於人為現象,還可以為新的論文方向或研究發現找到靈感。

 

  • 不只記筆記,還要將筆記加以組織歸納

最會把握面談機會的學生通常會:一、事先準備好討論主題。二、討論後附上記錄。三、提出具體的東西做為討論。四、將討論記錄集中管理。如此一來,指導教授可以藉由閱讀這些紀錄,準備往後的面談內容,在討論以外的時間內思考問題、回顧既有問題、引導學生進度。指導教授有時會做筆記,不過,即便老師確實有做筆記,千萬不要想依賴教授的筆記。您的筆記也會起互補的作用,幫助填補空缺。再者,每個人記得的事情都不同,做筆記也是一個練習寫作的絕佳機會,學生自然要把握任何練習寫作的機會。

 

  • 不要拖到最後一刻才開始寫論文

雖說多數的博士生一次要處理一至兩篇論文或計畫,但是別忘了指導教授同樣也自顧不暇,教授們可能要在相同的研討會截止日期前繳交兩至三篇論文。因此,若您拖到最後一刻才動手寫論文或進行計畫案,沒有給教授足夠的時間提供回饋,相信我,您只會從教授身上得到片面又粗淺的零散意見,也可能扼殺了一篇原應更強而有力的投稿論文。因此,最好早點開始動筆,增加寫作頻率。寫作不是等到研究完成後才要開始的工作,而是研究與思考過程中的一環,這個環節必須在研究過程中開始執行。我在寫作課上請學生至少要在截止日前一週完成一篇完整的論文初稿,雖然最後沒人遵循這個建議,但我們都可以認同這是最為理想的做法。我曾經不時威脅學生說,如果前一週沒有交出初稿,就要禁止他們投稿。我認識一名教授真的嚴格執行過這個要求,不過我還是沒有辦法下定決心要學生確實達成這項要求。不過,我們都知道這種要求自有道理:及早動工有助於提高專注力,讓指導教授有更充足的心力給予完善意見。

 

  • 不要請指導教授在一週內生出推薦信

推薦信至少要花上一小時才能完成,如果沒有先前的初稿可供參考,就要花上更多時間。如果是緊急請教授撰寫推薦信,最後的成果可能不會太好,因為好的內容需要時間琢磨。因此,您可以考慮先自行撰寫推薦信的初稿、列出一些要點、提供最近的履歷,讓教授能更快了解您的背景。這些輔助資料可以讓信件內容更有說服力,並減少教授構思撰寫的時間。

希望以上方法可以幫助各位順利度過艱難的博士生涯。

 

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