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為什麼論文會未經審查就被退回?六個投稿前一定要檢查的要點

2016 / 12 / 22

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提問:

「由於我的論文不符合期刊的格式規定,我的稿件未經審查就被期刊編輯退回,為什麼會發生這樣的情況?又該如何避免相同情況再次發生?」

-國立臺灣師範大學管理學院博士生

回答:
一篇論文從投稿到最終期刊決定是否要接受或退稿,對作者來說,這段期間是一條漫長的路。在稿件送到審閱者閱讀與評估之前,期刊編輯人員通常會先加以閱讀與修改,有時甚至還會直接將稿件退回。換句話說,稿件在經過審閱者審查前,論文即有可能會先被期刊編輯退稿或要求修正稿件內容。因此,以下提供您一般期刊編輯人員針對稿件常做出的各種修改,希望藉此能幫助您在投稿前先自行檢查您的稿件,以降低未經審查即被退稿的機率。

一旦稿件遞交出去後,編輯人員會先瀏覽論文的研究方法、研究結果、圖表、參考文獻等,其是否遵守期刊網站上的格式規定,同時也是在檢視您是否為了節省時間而忽略上頭詳細列出的投稿須知。編輯、出版方、期刊工作人員之所以會制訂這些規範,是為了加快期刊審查與出版的作業流程,讓您的論文能早日發表出去,以供其他研究者引用。

論文未經過審閱者或期刊編輯審稿,便遭到退回的六大可能原因如下(無特定先後排序):

1. 英語寫作能力有待改進
如今學術論文投稿在世界各國漸趨盛行,這些論文多半都是以英語寫成。雖然您的英語可能說得十分流利,甚至能和英語系國家的同事溝通,但是您的英語寫作能力未必能達到英文論文寫作的水準。口語和寫作是截然不同的能力,即便是英文母語人士都可能需要另一個人幫忙審視自己的論文。事實上,我寫完本篇文章後,也會送交給第二人進行校對後才算完成。

如果您不是英語母語人士,我建議您至少請一位以英文為母語的同事幫忙檢查稿件,或是付費請專業的語言編修公司協助(華樂絲學術英文編修可提供論文英語編修服務)。另外,切記一定要先親自檢查撰寫完成的稿件。最近,我們有一位編修師表示:即使他本身是英文母語人士,也會在提交稿件以前自行檢查三至四次。因此,無論如何都要避免讓編修師耗盡氣力來改寫您的稿件。聽到這個建議您也不用感到絕望,因為就算是英文母語人士也可能會遇到英文寫作的問題。

2.參考文獻的格式不符合規定
最近有一名助理編輯在會議上向我表示,他經常耗費將近75% 的時間在調整論文的參考文獻格式上。

主要的原因是每家期刊都有自己的一套參考文獻格式規定,因此每投稿到一家期刊就必須重新調整格式,即使論文格式符合期刊要求了,論文卻未必一定會被接受。

各家期刊是否需要共同制訂出較為統一的參考文獻格式?當然需要!您寶貴的時間應該要花在研究發現或研究數據上,而不是消耗精力時間在調整論文格式上。然而,未必所有期刊編輯認同我們的看法、也沒有統一的格式範本,所以截至目前為止,您還是得參照各家期刊所規定的格式進行投稿,才容易得到該期刊編輯的讚賞。

3. 使用過多縮寫單字
作者常認為:「大家都知道STDBUEA的意思!」
假設我和您都知道HbA1c代表「glycated hemoglobin糖化血紅素」,期刊編輯也知道HbA1c代表「糖化血紅素」,這是否表示世上每個人都應該知道HbA1c代表「糖化血紅素」?事實未必如此。雖然這是一個網路充斥各類專門術語的時代,但未必每一個人都懂這些用字,例如說您的論文被期刊出版後,很可能會被其他領域的研究員看到,而他們並不熟悉這些縮寫字。通常期刊首頁上的投稿須知會規定:在專門術語第一次出現時必須清楚寫出縮寫字所代表的全名,或是附上一張縮寫用字列表,好讓審閱者和讀者不必絞盡腦汁記下GLP-1代表「glucagon-like peptide-1類升糖素胜肽」(沒錯,我舉例前還得先查清楚這個術語的意思)。

4. 稿件頁面滿江紅
假設您已經完成稿件撰寫,或是將稿件依照審閱者的意見修改完畢,並經過一、兩次的檢查與修改,甚至還請人幫忙校對過,但是您卻忘了刪除所有的追蹤修訂紀錄,以致於頁面上滿滿是紅色的修改記錄。然而,這滿滿的紅字、底線、刪除線的頁面,此外還充斥著您與編輯或共同作者用來對話的註解方塊,這樣混亂的畫面,正也是期刊編輯助理對您稿件的第一印象。因此,請務必將乾淨版本的稿件的交給期刊即可。您通常需要另外交一個檔案,在當中列出對審稿人意見的回應,或是標明稿件中修改過的地方,好加快期刊編輯的閱讀速度。

5.「不巧」把圖表放入稿件內文中
作者常認為:「紙本論文印出來的格式明明是這樣沒錯。」
的確,通常紙本論文上的圖表會出現在相關內文旁邊,這樣的排版可以方便審閱者閱讀稿件。不過,此舉動卻可能為後續的製作團隊造成不便。稿件被期刊接受後,編輯會將檔案交給製作團隊進行文字加工(copyediting)與排版,倘若您沒有將圖表用另一個檔案提交,便會增加製作團隊後續處理圖表的時間。因此,提交稿件時,若期刊有特別規定,請您務必要將圖表檔案分開上傳。

6. 字體轉換過程造成行數消失
有些期刊會規定作者必須插入行數(line number),以減少審稿人所需耗費的心力,同時加快審查階段。某些論文是來自於從右至左書寫的國家,但是文書軟體上的行數卻出現在稿件內文之中,使得編輯常常難以解決這個問題,只好拼命加大左方邊界的寬度,或是將內文複製貼上到另一個檔案上。因此,在使用亞洲字體時,例如:在使用Minchu與Simsum這兩種字體時,則要格外小心這個問題。
誠摯希望上述秘訣有助於您日後的投稿,在此祝您論文發表順利!

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