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修改與重投論文的十大關鍵步驟

2017 / 10 / 2

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問題:「我是一名博士生,最近有期刊要求我將論文修改後重投,我沒遇過這樣的情況,該怎麼辦?」

– 東華大學博士生

如果投稿對象是頂尖期刊,那麼最好的結果通常是:編輯要求您回覆審閱者的意見後,再重新提交論文。因此,以下說明修改及重投的十個簡單步驟:

 

步驟一:仔細閱讀信件

好好讀完編輯的信件後,確定自己得到的是「修改重投」的審查結果。

編輯的審查結果有以下幾種:

(1)拒稿,但未要求重投;

(2)有條件接受,但仍須進行小幅度修改;

(3)直接接受,編輯不指示修改或提出建議修改。

若您認為審查結果不明確,可向期刊編輯進一步詢問,或是請有經驗的同事幫您閱讀信件內文。

 

步驟二:建立Excel檔,列出修改內容

開啟一個Excel檔案,建立四排欄位,在欄內貼上審查得到的修改建議。

四排欄位的名稱分別如下:「審閱者」、「修改建議」、「回覆」、「是否完成」,如果將欄寬加長,再設定格內文字自動換列,便可讓Excel檔頁面更方便閱讀,特別是幫助閱讀中間兩個欄位。

 

步驟三:將審閱者與編輯給的意見整理貼上

閱讀完審查意見後,再將修改建議貼入Excel檔。這個步驟十分艱苦,需要先仔細閱讀審查意見,再從中整理出重要的修改建議。有時候,審查意見雖然會提供有用的資訊,但可能口氣不大友善。因此,這個步驟的好處是可以在檔案中改寫審查意見,讓自己不必回頭看到較為負面的評語。例如,審閱者可能會寫:「論文的一大問題在於研究方法有諸多可疑之處。」這時您可改寫為:「提供更為正確且完整的資料收集方法說明。」記得將每個建議標示提出的對象為何,例如:審查委員1、審查委員2、審查委員3、編輯。

 

步驟四:將審查建議整理出一套邏輯脈絡

各審閱者通常會用不同的方式告知您需要提出完善的概念架構或文獻探討。若您將所有關於文獻探討的建議整合在一起,便能更有系統地進行論文修改。記得要將每個建議皆標示提出的對象,以便加快這個步驟。將所有審查建議按照前言、文獻探討、資料分析等章節分門別類整理起來,可使回覆的速度更有效率、回覆的內容更有組織。

 

步驟五:決定如何回覆建議

若建議內容是請您以更明確方式定義transnational與transborder的差異,修改方式可寫成:「在概念架構中增加一個段落,明確解釋transnational與transborder的差別,以及此差異的重要性為何。」確保您所整理出來的建議可以明確導向下一個步驟。

切記:所有建議皆須回覆。您可能不同意某些建議,但沒關係,只要明白自己不會回覆哪些特定的建議即可。例如,審閱者可能會建議您回去檔案室裡找出更多關於某位學者的生平資料。此時您可以回覆表示:這麼做並不會有助於闡述您的論點。接著,將所有關於如何回覆的指示或說明輸入Excel檔中的第三欄。

 

步驟六:按部就班完成修改

整理完所有審查建議以後,現在您已建立一個明確的修改計畫,也決定好要如何回覆這些建議,因此您可以開始著手進行修改。如果您感覺惶恐不安,可以從最簡單地方的開始。通常,最簡單的修改部分會出現下列這種修改指示:「從Diana的訪問中找出一段可以引述的話加入內文,以說明受訪者對於歧視的觀感。」或是更簡單的修改指示:「引述Williams (2017)關於草根式跨國主義(transnationalism from below)的論點。」

 

步驟七:使用您建立的Excel 檔來撰寫給編輯的備忘錄

藉由 Excel檔案的整理內容來撰寫出一份完整且格式得宜的備忘錄,做為給編輯的回覆,例子如下:

審查委員1建議我更深入探討前人文獻,以便充分利用數據。因此,我已在數據分析章節中,針對跨國主義加入更為深入的分析。

 

步驟八:再次檢查

回去看原始的審查建議,再次檢查是否遺漏任何地方。檢視所有評語,再次檢查您寫給編輯的備忘錄,以確保您回覆所有的評論,並給予編輯充分的說明。

 

步驟九:最後徹底檢查

再從頭檢查一次內文,確認修改過後行文流暢,論點清晰。閱讀的時候,不要去思考審閱者給了什麼建議,而是想像自己是個讀者,從未看過原始論文或審查通知信的內容,設想這類觀眾才是您的目標讀者,以這樣的角度來重新檢視自己的回覆內文。

 

步驟十:重新投稿

將修改好的稿件與修改備忘錄一併寄回給期刊編輯。

 

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